「猫の手も借りたいくらい仕事が忙しい。誰かに仕事を任せたいけど、依頼の仕方が下手でやり方がよくわからないから、また自分で仕事を抱えてしまう」
「仕事の依頼が雑とか下手とか言われる。どうやって仕事を依頼したらいいかわからなくて困る」
「上司に部下に仕事を任せなさい、仕事を振りなさいといわれるけど、やり方がわからない」
そんなお困りのあなたにとっておきの情報をまとめてみたよ
この記事ではIT企業でブラックな状態にならずに10年以上サラリーマンをしている俺が
仕事の依頼の仕方をまとめた仕事術10選を紹介したい
サラリーマンが仕事を同僚や部下などに依頼の仕方がわかるようになり、あなたの仕事がきっと楽になりますよ
【サラリーマン仕事術】仕事の依頼の仕方10選
まずは細かいことはいいから！見せやがれって人のためにまとめるよ
- 仕事の背景を説明する
- まとまった仕事を依頼する
- 入力と出力を定義する
- 期限を設定する
- 名前を呼ぶ
- 相手のメリットを考える
- メール(文字)と口頭補足する
- 資料をまとめる(加工する)
- 進捗状況はこまめに確認する
- 問題が生じたときどうするかを伝える
では、一つずつ簡単に説明していく
①仕事の背景を説明する
相手にとって依頼された仕事が一体何になるのか？何の役に立つのか？
依頼された仕事の背景を知ることで
自発性を促し、より積極的な態度となり、仕事の質やスピードが向上する
人によっては背景を聞かれないケースもあるが、そういう人は聞く癖がないだけで、指示待ちが癖になっている場合がある
指示待ちでは後々依頼したあなたは困ることになるので、依頼相手に自律的に行動してもらうためにも
背景を説明し、自ら動く癖をつけてもらうことで結果的に自分が楽になるはず
②まとまった仕事を依頼する
上の「仕事の背景を説明する」と近いところがあるが
依頼された相手にとって、あなたから指示を小出しにされるとその背景が理解できず、腹が立ち、仕事の質やスピードが落ちてしまう
依頼した相手の考えによって判断したり処理できる範囲、まとまった形で仕事をある程度渡してしまって任せる方がより仕事の質やスピードが上がるってもん
③入力と出力を定義する
入力とは、仕事するにあたり必要な情報提供、資料提供のこと
それらをしっかり示すこと
出力とは、どんな成果物が必要かを伝えること
成果物のイメージがある場合は資料を作るなどしてきちんと伝えよう
④期限を設定する
仕事のボリュームに応じて設定をする必要があるが
相手の都合も考慮し、余裕を持った期限設定をすること
できれば、希望期限を伝えて、難しい場合は交渉に応じよう
⑤名前を呼ぶ
相手の承認欲求を満たしてあげることで仕事の質やスピードが向上する
なぜ名前を呼ぶことが重要か
心理学的には、「自分の名前」が一番心地の良い言葉と言われているからだと言われています。
魔法剣乱れ打ち
そして、これを仕事の依頼のシーンではこういう部分を利用する
承認欲求を満たすことで、相手は動いてくれやすくなっていきます。
魔法剣乱れ打ち
引用にもあるように相手が依頼した仕事自体に乗り気でない場合などがあって
多少なりとも、「名前を呼んであげること」で嫌な気持ちが払しょくされて「やってみようかな」ってな風に心動くこともある
大事ね
⑥相手のメリットを考える
名著「人を動かす」にも書かれていたこと
この仕事をすることによって、相手にどんなメリットがあるかを考える
それは、スキルの向上、キャリアの形成、評価や給料アップかもしれない
これ見よがしに言うとあれだけど、どこかでそっと伝えるとこの仕事やりたくないなって気持ちが
動くかもしれない
⑦メール(文字)と口頭補足する
手順としては
１．依頼したい仕事内容や期限など漏れがあってはいけないので一旦メール等の文字でまとめて伝える
２．メールだけでは無機質でお願いされた気がしない場合があるので対面や電話、オンライン会議などで必ず言葉、口頭で補足する
そうすることで依頼内容がスムーズに伝わるってことね
⑧資料をまとめる(加工する)
必須ではないけど
入力となる情報が複雑な場合などで概要をまとめるなど仕事の説明に必要な資料をまとめたほうが良い場合がある
こちらも依頼内容が相手に伝わりやすくなるというメリットがある
⑨進捗状況はこまめに確認する
仕事を依頼しっぱなしじゃなくて、進捗状況をこまめに確認するようにする
ただし、管理者風に進捗報告を求めるかどうかは関係性にもよる
仕事内容にもよる短くてもよいので、口頭などで状況を確認するのが安心感がでて、依頼相手の不安を払拭できる
⑩問題が生じたときどうするかを伝える
作業中に何か想定外のことが起きた場合など、どう対処するか
もしくは連絡をもらうようにして当方で対応する旨を伝えるなどすることで依頼相手の不安を払拭できる
というわけでまとめ
今回は、仕事の依頼の仕方をまとめた仕事術10選を紹介した
仕事を同僚や部下などに依頼の仕方、大事なポイントが分かれば
きっとあなたの仕事が楽になりますよ
そして、時間を作ったら好きなことをしましょう！！
素晴らしき人生を
なおば
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