「毎週行われる社内の定例会議に参加しているけど、発言もほとんどしないし参加していても無駄にしか感じない」
「テレワーク(リモートワーク)で気軽に人の予定に会議を入れやすくなり、無駄な会議への参加が増えた」
「資料作りの仕事がしたいのに無駄な会議に参加させられていて時間ががない」
「会議に招集されるけど、発言するのは決まっている人で、部長が話すばかりで、時間どおりに終わらず長い」
「結論が出ない会議に出る意味がわからない」
こんな悩みが聞こえてきそうです
世の中にはこんな無駄な会議がまん延している
Time is moneyなんだよと！生産性をあげろっていってんだったらここを改革しろよと
今回この記事では、無駄な会議がこの世から、この日本から少しでもなくなればと思い
本や動画、ネットの有識者のお知恵をぎゅっと凝縮し
15年以上、IT企業でシステムエンジニアとしてサラリーマンをやってきた俺なりの解釈も足しながら実践的な方法10選をまとめた！
これによって会議が短縮され、有意義なものとなり、生産的な作業に集中できるようになり
ひいては、あなたが社会や会社に貢献でき、より人生を豊かに感じられるようになると信じている
無駄な会議の特徴６選
無駄な会議ってそもそもどのような特徴があるのか
無駄な会議の特徴6選をあげたみた
開催することが目的となっている(形骸化)
おおよそ「定例」とつく会議はこれ
ある意味開催すること自体が目的となり、テンレプート化されており、参加する人も、主催する人も思考が止まった状態になることが多い
ゆえに最も改善の余地があるが、改善にはかなりの抵抗もあると思われる
必要以上の情報量で情報共有だけが行われる
無駄が発生しやすい会議は、情報共有を行う会議
主催者はテンプレートに沿って、機械的に報告関係の資料の読み上げるなどが行われるが
ほとんどの人にとって、ほぼどうでもいい内容
ここでいうどうでもいいというのはアクションにつながらない、生産的でないという意味
必要以上に長く、時間が守られない
話したい人、発言権が強い人、立場が強い人が話し出すと、止めにくいし、止められない
そういう人に限って、時間も気にしない
ゆえに、起きるのは、予定通り終わらない会議
そもそも報告や情報共有に60分も90分もかかる意味がわからない
必要以上に頻度が多い
毎日、毎週など開催される会議が多く感じないだろうか？
それ毎週必要？と一度疑ってみるといい
大した程進捗してないゆえに、話す内容も薄いはず
話す側はボリュームを確保するために、無駄に前回会議のことを重複して話したりする
無駄でしかない
発言しない人が多い
テンプレート化された会議は、テレワーク（リモートワーク）がかなり広まった今、スケジュールをコピペや繰り返し登録が簡単にできる
ゆえに、考えもせずに会議招集がしやすくなっている
そのため、発言しない人が量産されている
本当に必要？
責任あるポジションにつく私の先輩は、日中は外的な障害対応やトラブル対応、イレギュラーな対応を行わざるを得ず、連続して行われる（参加している）定例会資料の準備は残業か休日に対応するという悲惨な目にあっている
そんなに発言しないような会議に参加が必要か？
無駄でしかない
結論が曖昧
結論が曖昧な会議に出て、無力感、徒労感を感じるものはない
「で、今の会議で何がきまったんだっけ・・・？」
チャットなりで別で「あれって、結局〇〇ってことでよかった？」とキーマンに確認する始末
すると、「あーまた来週確認だな」とか
開く意味あったか？
無駄な会議によって起きる残念な結果
生産性が下がるということ
日本の大問題として、海外の国々に比べて日本の企業は生産性が低いと知られている
その原因の一つがこの無駄な会議の開催にあると俺は思う
無駄な会議によって起きる残念な結果として以下のようなものがあると思う
時間がなくなる
サラリーマンとして、時間は本当に大切だと思う
そもそも拘束されてお金がもらえると仕組みなのだから、拘束中にいかに成果を出すかを考える必要がある
限られた時間の中でどれだけ生産的な活動、クリエイティブな活動を行うかが重要なので
無駄な会議によって時間が無くなるというのはサラリーマン生命を脅かしているものと思う
当然、人生で仕事に割く時間が多いわけなので、人生にも多大な悪影響を与えていると思う
ストレスが増える
時間を長引かせている張本人ならともかく、発言もしないで同席していなければいけないなら
腹立つし、イライラもするだろう
やりたい作業も捗らないだろう
つまり、ストレスが溜まるわけだ
ストレスが溜まれば、人によってさまざまな病気になるリスクが高まる
40代ともなると、ストレスは大敵だ
モチベーションが下がる
「俺は何をやっているんだろう」
「改善したいと思っても、部長には言えないよ」
など、だんだんと暗い気持ちになる
そしたら、なんとなくやる気がなくなる
活動の源泉たるモチベーションがなくなるのは困りもの
人によってはその会社を退職したいと思うかもしれない
無駄な会議がなくなることによって得られる効果
これはさくっと行きましょう
つまり、無駄な会議によって侵されたものが取り返せるわけだ！
- 生産性
- ストレス緩和
- 社会、会社への貢献感（モチベーションアップ）
無駄な会議を撲滅し、これらを手にして豊かな人生を送りたいですね！
無駄な会議をなくす実践的な方法10選
前振りが長くなってしまいました
無駄な会議をなくすために実践的な方法を１０個にぎゅっとまとめました
大きく２つのブロックに分けており、会議準備編と会議編です
準備編
会議を開催する前に行うことをまとめたよ
また、順番にも意識をしたので順番に検討や試みをはかるといいです
①会議以外の方法がないかを検討する
もし、連絡だけならチャット等でできる
一応目を通してほしいなら資料の送付のみで済む
こんな風に「これは会議を開催する必要があるのか」と考えてみてほしい
会議を開催する基準として、複雑な議論と合意が必要な場合だけ開催すると考えるといい
②人数を限定する
アクションを行える人だけに限定する
そうすると無駄のない会議となる、多くの人を時間を奪うことは罪だという意識を持とう
主催する場合は
有識者である人、実際にタスクを行う可能性のある人、リーダー、ファシリテーター（司会のような役割）、議事録係など
参加者に役割があるかどうかを今一度確認して招集しよう
招集された場合は
「居たほうがいい」「同席してほしい」とかいう場合は怪しい
テレワーク（リモートワーク）で簡単に会議に召集されるだろうから、納得がいかない場合は意図を確認するまでは承認しないか
もしくはとりあえず参加して、その会議の際に次回から参加の必要性があるかどうかをさりげなく確認しよう
③会議資料は簡素に
社内の会議では凝った資料は作らず、基本的にはテキストベースでよい
ただ、テキストでは意図が伝わりにくい場合は、パワーポイントやExcelを活用して簡単な図を示すことはむしろありだと思う
よく社内資料にパワーポイントでネットでとってきたような画像を多く用いたり、スライドのアニメーションを付けたりする場合があるが、それはプレゼンに必要なのであって社内の打ち合わせの会議には不要
会議の資料はできるだけコストをかけずに、かつ意図が伝わるという観点で作成し準備する
ただし、顧客との会議や、重要な立場の人の会議は合意形成が目的の場合は、資料も重要になることは忘れてはいけない
④事前に資料を配布する
情報共有の量が多い場合などは、事前に資料をメール等で配布しよう
または、事前にアイディアや意見を各自がまとめてほしい場合がある場合も先に情報提供をしておくのが望ましい
情報共有の場合は、資料の読み込みポイントはどこなのかを併せて送付するとできる人を演出できる
よくあるのが膨大な資料の数を添付して送付する人がいるけれど、あれは「私は無能です」と言っているようなもの
時間がない人に向けて資料を絞るか、読み込むポイントをセットで伝えよう
もし、会社のルールなどで事前送付ができない場合は、会議の冒頭で資料に各自が目を通す時間を５～１０分程度設けよう
会議編
準備が重要であるのは間違いない！
ただ、いざ会議になってもまだまだ主催した側であっても、招集された側であっても
無駄な会議に終止符を打つ方法があるのでぜひ実践していただきたい
⑤会議の最初に会議のゴールを確認する
「この会議は何が決まれば終了かあらかじめ確認させてください」などと言って
まずこの会議のゴール、終了条件を確認しよう
これは主催者側なら簡単だが、招集された側は立場によっては結構難しい
勇気をもって言ってみよう
確認するのは自分のためでもあり、また参加した人全員の意識を一致させる意味がある
この発言によって、それに向かって発言するべきだという意識が各自に芽生える、本当に
基本的にほとんどの人はまじめだけど、どうすればいいかわかっていない、惰性で流されるところがあるので
この発言によって一旦気を引き締めて、同じ方向に向いて会議がいい感じ開始できるようになる
⑥アジェンダと時間割を確認する
⑤の「会議の最初に会議のゴールを確認する」が確認できたら、どんな段取りでこの会議が進むのかを併せて確認する
予め準備されたアジェンダがある場合、そのアジェンダを何分ずつで進めるのかを
こちらもあらかじめ決めておく、もしくは周知しておく
そうすると、脱線した話はしにくくなるもの
そして時間の意識も芽生え、時間とゴール、どうすればこの状況下で成果を出すかという意識がしっかりと芽生える
そういった会議の環境づくりをあなたがするのである
⑦資料の読み上げは基本的には禁止
行っていけない愚行が「資料の読み上げ」
読み上げが始めった時、参加者は、「これはいつまで続くのか」と不安になるもの
短い文章なら引用として必要だが
見たらわかるようなものを、あえて口に出して読んでいく必要はほとんどの場合必要ない
何か議論の前の予備知識として用意された資料がある場合、ポイントを絞るか、図を示しながら
口頭で要点を述べていくようにしよう
⑧できるだけ短い時間設定をする(30分～90分)あるいは、目指す
会議の目的にもよると思うが、人間の集中力を考えると最大でも９０分
１２０分はぎりぎり可能だが、基本的にだれている部分があるもの
できれば、３０分～６０分を目指したい
時間をオーバーしそうだと、会議中に感じたときは
オーバーする前に次回会議に持ち越し議論することを調整しよう
⑨ホワイトボード（テキスト）で議事録を取る、議事録を共有する
テレワーク（リモートワーク）が多くなると、リアルで会う会議が少なくなっていると感じるが
もし、リアルで会う会議ならばホワイトボードを活用しよう
「⑤会議の最初に会議のゴールを確認する」「⑥アジェンダと時間割を確認する」をホワイトボードに書く
また、議論で決まった決定事項も箇条書きで書こう
テレワーク（リモートワーク）の場合は、自分の画面を移すなどして、テキストで同じように会議のメモを取ろう
人は文字を起こされると、それに向けて話す習性をもつ
そうすることでやはり、目的と違う議論を避けることができ、より無駄がなくなる
そして、終わったらメモしたホワイトボードをスマホで写真をとって、送付するか
メモを参加者に送付しよう、それで議事録は完成だ
⑩会議の最後に決まったことを確認する
そして、会議の最後には「では、〇〇と〇〇は決定事項で、□□と□□が△さんの宿題事項で決まりですね」と言って
会議の決定事項をホワイトボードやテキストで書き、読み上げよう
これであとでチャットで参加者の誰かにこっそり何が決まったかを再確認する手間はなくなる
最後のこの確認については、わりとどの立場の人であっても、若手であってもやりやすい
「ついていけなかったので、最後に一応私のほうから確認させていただいてもいいですか」といえば下手に出ている感があって、好感が持てる
注意しないといけない会議
会議にはいくつか種類がある
会議の種類、タイプ別に注意が必要な会議がどんなものかを把握しておこう
情報共有・連絡型
毎週、毎月の定例会議で議論するというよりは情報共有や報告・連絡する会議
このタイプの会議が最も無駄が発生しやすい注意すべき会議
報告という行為は過去のことについてとやかく言うもので
きれいな資料を作り、印刷したり配布したりと仕事した感満載だが何も生み出さない
そして、その資料を読み上げたり、ときには「え？そんなことになってたの！」など無駄に人を驚かす
そして、立場の偉い人が必要以上の愚痴、説教話す
無駄この上ない
すでに配布して、目を通すことが普通になっていればそういった指摘はすでに終わっているはず
情報共有や報告や連絡はぱっと見で、わかる形で、さくっと終わらせる
ここに時間を使うべきではないという認識を持とう
合意形成型
定例会議の中でも一部ある場合もあるが、要は開催者などが会議参会者に対して
「こういうことでよいだろうか」→「よい」
という合意を最終目標に取るたるために行う会議
顧客に行うものもほとんどこれに該当する
この合意形成型はたちまち対面のほうがより効果があったりする場合があるので
こちらは無駄な会議とは基本的にはならないケースが多い
むしろ会議形式であることが重要
ブレスト・企画型
ブレストというのは「ブレインストーミング」の略でアイディアや思ったことをどんどんと出して書き出していくこと、その会議形式のこと
何か新しいビジネスを始めたい、事業を始めたい、企画を練りたい
楽しくクリエイティブな会議
これらは重要な会議であるので対面でもいいし、今ならZoomなどでのオンライン会議でもやりやすい
この場合、無駄な会議は起きにくい
起きにくいけど、起きる可能性もあるのでここで紹介した実践方法①～⑩を可能な限り使って
より有意義な会議にしたい
コミュニケーション型
これは面談というか、上司と部下で行うような1on1ミーティングのような会議形式
特に無駄は起きにくいとは思う
ただ、俺の経験で部下として上司と面談していると
上司が１時間話してばっかりということもよくあった
「この人は誰の面談をしているんだろうか」と思ったことがあった
少なくても上司はそれを理解してあげないとね
とういうわけでまとめ
今回は、無駄な会議をなくす実践的な方法10選題して、この日本から、日本の端っこより
無駄な会議撲滅に向けて俺なりに実践的方法を10選紹介した
様々な本、動画でも同じようなことを紹介しているが
基本的にはある程度同じようなことではあるが、俺がいるIT企業でも定例会議が多くあり
責任者になればなるほどそれらは多くなり、クリエイティブな仕事は減り、
仕事がつまらなさそうに見える
自分がもし上の立場の人なら部下にそんな思いをさせたくないし、活気あふれる会議をやりたいと考える
最後に会議について、「無駄だ！無駄だ！」と言って切り捨てまくると
会社の人や取引先とのコミュケーションはどうやってとるんだとも思う
多少無駄と思える行動もないこともない
会議の冒頭のアイスブレイクを入れてみたり、解散後少し話すなど積極的に人とコミュニケーションとることは否定していないし、重要だと思う
ここに書いたことを俺も意識してもうしばらくサラリーマン頑張ろうと思う！
なおば
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